Collabees, WordPress Collaboration System

Bekerja tanpa hadir di kantor atau dalam bahasa sehari-hari kita sebut dengan “kerja remote” sudah semakin populer. Pola kerja ini memiliki karakter jenis pekerjaan yang memang tidak selalu membutuhkan tatap-muka atau interaksi langsung dengan personel lain. Bagi anda yang terbiasa menggarap suatu proyek tanpa bertemu langsung dengan mitra kerja anda tentunya model pekerjaan ini sudah tidak asing lagi. Selain hal tersebut, pola bekerja saat ini semakin membutuhkan wadah yang mampu menjadi pusat arsip, pusat informasi sekaligus menjadi perpustakaan informasi. Kedua hal ini yang menjadi landasan kami di DMD untuk membuat inovasi atau mungkin lebih tepatnya CPM (Copy–Paste–Modification) yaitu suatu sistem untuk dapat melakukan kolaborasi pekerjaan secara remote.

Popular Collaboration System

Saat ini sudah banyak sistem kolaborasi tersedia di internet, diantaranya sebagai berikut : (sumber : http://thenextweb.com )

1. Producteev
2. Basecamp
3. Facebook Member Page
4. RedBooth (Teambox)
5. Google Docs
6. Join.me
7. Zoho
8. Asana
9. Yammer
10. Skype

Beberapa sistem telah pernah kami coba, namun belum ada sistem yang dapat kami gunakan secara kontinu, lebih karena faktor ketidakcocokan fitur ataupun pola biaya yang memberatkan.

Lahirnya DMD Collaboration System

Berawal dari kebutuhan tersebut maka kami memiliki ide mengapa tidak membuat sendiri sistem tersebut. Akhirnya lahirlah sebuah sistem kolaborasi yang kami beri nama “Collabees” yang merupakan penyingkatan dari “Collaboration of the bees“. Bees disini sendiri merujuk kepada para Binusian.

Logo By : Rina Kartika

Sistem ini dibuat tetap menggunakan CMS pilihan kami yaitu WordPress agar integrasi data dengan existing system kami yang lain yang juga sudah menggunakan WordPress mudah dilakukan.

Fitur-fitur dari Collabees

Collabees memiliki fitur standar sebuah sistem kolaborasi, yaitu

1. All-in-One Dashboard Dashboard mutlak dibutuhkan agar tiap anggota dari tim, dapat secara cepat & tepat memperoleh informasi mengenai apa yang sedang terjadi di dalam timnya. Hal ini sangat membantu para pimpinan untuk mengontrol pekerjaan dari para pegawainya.
   

   Personel dashboard pada Collabees

2. Discussion Inti dari sebuah kolaborasi adalah diskusi, dan sistem kolaborasi harus dapat menyediakan wadah penggunanya untuk saling berdiskusi.
   

   Daftar diskusi pada Collabees

   

   Komentar pada Collabees

   

   Membalas komentar pada Collabees

3. Manajemen Proyek “Proyek”. Kata ini tidak akan pernah lepas dari pekerjaan suatu institusi/divisi/perusahaan. Oleh karena itu sistem harus mampu menyediakan fitur untuk memfasilitasi berjalannya suatu proyek.
   

   Manajemen Proyek pada Collabees

4. Notulen Salah satu fitur yang tidak pernah kami temui dari sistem kolaborasi yang telah kami coba adalah fitur notulen atau catatan sebuah rapat. Collabees memiliki fitur ini, plus dapat mengekspornya dalam format pdf agar dapat dicetak bila diperlukan ataupun dikirim ke peserta rapat yang tidak memiliki akses ke dalam Collabees. Lewat fitur Notulen ini, catatan rapat dapat dibuat langsung pada saat rapat berjalan, dan dapat langsung didistribusikan ke para peserta rapat begitu rapat selesai. Lengkap dengan to-do-list dan person in charge-nya.
   

   Notulen rapat pada Collabees

   

   Notulen Rapat diexport menjadi PDF

5. To-Do Sebuah sistem kolaborasi tidak mungkin tanpa To-Do sistem, dimana tiap anggota tim dapat membuat To-Do baik yang didelegasikan kepada anggota lain maupun untuk diri sendiri sebagai pengingat tugas yang harus dikerjakan
   

   ToDo personel pada Collabees

   

   ToDo terintegrasi dengan diskusi
6. Notifikasi Sistem notifikasi yang baik haruslah tersedia agar para personel mengetahui bahwa ada perkembangan yang memerlukan perhatian mereka. Pada Collabees diterapkan sistem “Pusat Notifikasi” dan “Notifikasi via Email”.
   

   Akses pintas notifikasi personel

   

   Pusat notifikasi personel pada Collabees

Perkembangan Collabees

Saat ini Collabees sedang dalam fase percobaan internal oleh DMD untuk memaksimalkan UI, UX dan fitur. setelah ini tidak menutup kemungkinan Collabees akan kami buat terbuka untuk dapat digunakan oleh divisi/bagian lain didalam BINA NUSANTARA dan bukan tidak mungkin kolaborasi antar divisi dapat dilakukan mengingat engine yang kami gunakan yaitu WordPress terkenal memiliki dasar yang sangat baik dalam hal sistem multisite.

Kesimpulan

Sistem kolaborasi saat ini mutlak dibutuhkan, dikarenakan penggunaan media saat ini yaitu sekedar e-mail yang dirasa kurang. Oleh karena itu baik pekerjaan kita “ngeremote” atau “ngantor” sistem kolaborasi dapat digunakan sebagai manajemen kontrol dan team knowledge repository.