DMD Ticket - Login Screen

Di lingkungan BINUS University, puluhan website dari berbagai departemen dan biro dikelola secara terpusat untuk menjaga style dan brand dari BINUS University. Meskipun begitu, proses pembaharuan konten tetap menjadi hak eksklusif tiap departemen. Salah satu implikasi dari sistem pengelolaan seperti ini adalah pemberian support. Tim Digital-Media Development (DMD) sebagai penanggung jawab online presence dari lingkungan BINUS University diharapkan selalu siap sedia dalam memberikan layanan dukungan kepada pengelola dari situs BINUS University dan puluhan departemennya.

Terlepas dari berbagai usaha maksimal tim DMD dalam memberikan layanan support, pada akhirnya faktor sumber daya manusia dan waktu yang terbatas tetap tidak bisa terelakkan. Pertanyaan yang muncul adalah: bagaimana memberikan layanan support yang baik dan fokus dengan keterbatasan waktu dan sumber daya yang ada?

Jawabannya: Sentralisasi pemberian layanan support melalui DMD Ticket.

Support Dengan Sistem Tiket

DMD Ticket - Ticket Published

Terinspirasi dari sistem support ticket yang lumrah diimplementasikan oleh tech company, konsep dari DMD Ticket ini sangatlah sederhana:

  1. Berikan akun pada setiap pengelola sub-situs di lingkungan BINUS University
  2. Sediakan maksimal lima tiket untuk ditangani pada waktu bersamaan
  3. Ambil satu tiket untuk meminta support. Satu tiket diambil, bermakna hanya ada empat yang tersisa.
  4. Jika kelima tiket sudah terambil, artinya idle time: Tim DMD tengah berfokus kepada tiket yang sudah terambil. Tunggu hingga tiket kembali tersedia.
  5. Catat waktu pembuatan tiket, dan waktu tiket dinyatakan selesai agar waktu penyelesaian tiketnya terukur. Hal ini pun menjadi dorongan bagi Tim DMD untuk bersegera menyelesaikan tiket-tiket yang ada.